Praktyczny poradnik KSEF dla małych i średnich przedsiębiorców, który pozwoli ci bezproblemowo wdrożyć nowe obowiązki

KSEF – teleinformatyczny system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formacie cyfrowym, od 1 kwietnia 2026 r. będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców, także tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

W ramach śledzenia zmian legislacyjnych i podatkowych dotyczących przedstawicieli firm stowarzyszonych, opracowaliśmy praktyczny poradnik. Opracowaliśmy go w oparciu o Podręcznik KSeF 2.0 wydany przez Ministerstwo Finansów (MF), a dodatkowo konsultacji merytorycznej dokonała kancelaria prawna Łaszczuk i Wspólnicy. 

Opracowanie pozwoli Ci w łatwy i szybki sposób zrozumieć:

– czym jest KSEF

– jakie nowe obowiązki wynikają z niego dla małych i średnich przedsiębiorców 

– jak wdrożyć system KSEF

–  jak uniknąć kłopotów z wysyłką i dostarczaniem faktur

– jakie są zalety i jakie potencjalne problemy mogą zaistnieć na początku funkcjonowania systemu

– jak nadać odpowiednie upoważnienia swojej księgowej.

Co to jest KSeF?

Dzięki systemowi KSeF zarządzanie fakturami będzie od tej pory odbywało się w sposób cyfrowy.

System uruchamia w tym roku administracja publiczna,  w ramach projektów cyfryzacji Polski.

Dzięki KSeF faktury, które do tej pory były zapisywane jako pliki PDF lub trzymane w formie papierowej, zostały uspójnione (w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym XML).

Dzięki temu wszystkie faktury wystawianie przez przedsiębiorców będą rzetelnie sprawdzane pod kątem błędów, identyfikowane i zapisywane w chmurze przez 10 lat. Tym samym podatnicy nie będą musieli już prowadzić własnego archiwum w formie papierowej.

Zarządzanie całym obiegiem faktur będzie się odbywać cyfrowo:
Wystawianie —->  Przesyłanie —->  Otrzymywanie —-> Przechowywanie.

Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?

Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF zostały zaplanowane etapami:

Ważne informacje i zasady przejściowe:

• Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnieni będą podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 000 zł (tzw. „fakturowanie hybrydowe” – mogą wystawiać faktury papierowe/elektroniczne, ale po przekroczeniu limitu wchodzą do KSeF).
• Niezależnie od daty obowiązku wystawiania faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur przy użyciu KSeF, jeśli sprzedawca wystawił je w tym systemie.
• Już od rozpoczęcia obowiązkowego funkcjonowania KSeF, przedsiębiorcy nie będą musieli dodatkowo przekazywać faktur swoim kontrahentom — faktura wystawiona przez KSeF zostaje automatycznie udostępniona odbiorcy w systemie.

Jakie obowiązki narzuca system KSeF na przedsiębiorców i nie-przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy, posługujący się numerem NIP, w zależności od obrotu, będą od 1 lutego lub od 1 kwietnia br. zobowiązani do:

• Wystawiania faktur: Muszą wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej (XML) i przesyłać je do KSeF zamiast przekazywać papierowo lub mailem.
• Odbierania faktur: Mają obowiązek pobierać faktury zakupowe bezpośrednio z systemu KSeF.
• Uwierzytelnienie: Aby korzystać z systemu, muszą uwierzytelnić się (potwierdzić tożsamość) np. profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie-przedsiębiorcy (konsumenci), osoby prywatne: 

Konsumenci nie mają obowiązków w KSeF.

• Jeśli nabywcą jest konsument, sprzedawca wystawia fakturę w KSeF (zgodnie z przepisami), ale ma obowiązek przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. wydruk papierowy lub e-mail z plikiem PDF).
• Taka wizualizacja faktury powinna być opatrzona kodem QR, który umożliwia konsumentowi weryfikację, czy dokument został poprawnie wprowadzony do KSeF. Konsument nie loguje się do systemu, by pobrać fakturę.
  

Jak działa system i co trzeba zrobić, żeby działał?

Zasada działania: System działa jako pośrednik między sprzedawcą a nabywcą. Sprzedawca wysyła dane faktury do chmury (KSeF), system sprawdza ich zgodność ze wzorem, nadaje numer identyfikacyjny i udostępnia nabywcy.

Co trzeba zrobić, aby system działał (krok po kroku):

1. Zdobyć wiedzę i sprawdzić terminy: Zweryfikować, kiedy firma wchodzi w obowiązek (kwiecień czy luty 2026).
2. Dostosować oprogramowanie: Wybrać lub zaktualizować  swój program finansowo-księgowy, który zapewni obsługę wysyłki i odbioru faktur z KSeF.
3. Uwierzytelnić się: Wybrać metodę logowania. Dla osób fizycznych (JDG) może to być Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Dla spółek (podmiotów niebędących osobami fizycznymi) konieczne może być użycie pieczęci kwalifikowanej lub złożenie zawiadomienia ZAW-FA, by wyznaczyć osobę fizyczną do obsługi systemu.
4. Nadać uprawnienia: Właściciel firmy musi w systemie nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu do wystawiania lub przeglądania faktur w jego imieniu.
5. Wygenerować Token (opcjonalnie): Token to w uproszczeniu „cyfrowy klucz”, który służy do sparowania (połączenia) własnego programu do fakturowania z rządowym systemem KSeF, co eliminuje konieczność logowania się za każdym razem przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

Jak wygląda proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF krok po kroku?

Proces został opisany w części I podręcznika. Wygląda on następująco:

Krok 1: Wystawienie (Sprzedawca) Podatnik (lub uprawniona osoba) loguje się do swojego programu księgowego zintegrowanego z KSeF lub do Aplikacji Podatnika KSeF i generuje plik XML z danymi faktury zgodnie ze strukturą logiczną.

Krok 2: Wysyłka i Weryfikacja (System) Plik jest przesyłany do KSeF. System automatycznie weryfikuje zgodność pliku ze wzorem logicznym (szemą).

• Jeśli plik jest błędny -> zostaje odrzucony (sprzedawca otrzymuje informację o odrzuceniu).
• Jeśli plik jest poprawny -> system go przyjmuje.

Krok 3: Nadanie numeru KSeF (Data wystawienia) System przydziela fakturze unikalny numer KSeF oraz oznacza datę i czas przyjęcia. To ten moment uznaje się prawnie za datę wystawienia faktury oraz datę jej otrzymania przez nabywcę.

Krok 4: Udostępnienie i Odbiór (Nabywca) Faktura staje się natychmiast widoczna dla nabywcy (jeśli podano jego prawidłowy NIP). Nabywca loguje się do systemu (lub jego program księgowy robi to automatycznie) i pobiera fakturę.  

Dzięki temu procesowi faktury są dostępne dla obu stron w czasie rzeczywistym i nie wymagają duplikatów

Na co zwrócić szczególną uwagę

W założeniu KSeF ma ułatwić życie przedsiębiorcom, jak również administracji państwowej. W praktyce, szczególnie w okresie przejściowym zdarzyć się mogą sytuacje nieprzewidziane, spowodowane „czynnikiem ludzkim” i problemami technicznymi, które mogą powodować zatory płatnicze. Na jakie problemy warto się przygotować?

1. Scenariusz: „Nie widzę faktury w systemie” (Problem z uprawnieniami)

To najczęstsze ryzyko, o którym milczą przepisy, a które wynika z technicznych aspektów opisanych w podręczniku.

• Co się dzieje: Wystawiasz fakturę, KSeF nadaje jej numer. Prawnie faktura jest doręczona. Twój kontrahent jednak nie płaci, twierdząc, że „księgowość nic nie widzi”.
• Przyczyna: Błędy lub brak nadania uprawnień. Właściciel firmy lub Zarząd musi aktywnie nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu, aby to mogło obsługiwać jego zobowiązania 
  • Jeśli kontrahent-szef nie zalogował się i nie „wyklikał” dostępu dla swojej księgowej, faktura leży w systemie, ale nikt odpowiedzialny za przelewy jej nie widzi.
  • Inny błąd to zbyt wąsko nadane uprawnienia. Nadanie uprawnień tylko do wystawiania faktur, a zapomnienie o uprawnieniach do ich odbierania/przeglądania.

2. Scenariusz: „System nas wylogował” (Problem z tokenem)

Większość firm nie będzie logować się ręcznie na stronę rządową, tylko użyje swoich programów księgowych połączonych z KSeF za pomocą Tokena.

• Co może pójść nie tak: Tokeny mogą zostać unieważnione lub wygasnąć, a oprogramowanie może stracić połączenie z KSeF.
• Skutek: Program finansowy Twojego kontrahenta przestaje pobierać nowe faktury w tle. Jeśli kontrahent nie monitoruje komunikatów swojego systemu, może przez tygodnie nie wiedzieć, że czekają na niego nowe faktury, mimo że Ty wysłałeś je poprawnie.

3. Scenariusz: Pułapka „Daty Wpływu”

Dla Ciebie faktura jest wystawiona w momencie wysyłki (i akceptacji KSeF). Dla kontrahenta termin płatności biegnie od momentu doręczenia.

• W KSeF: Data doręczenia to moment nadania numeru KSeF.
• Praktyka: Kontrahent nie może się tłumaczyć, że „nie odebrał maila” albo „poczta zgubiła list”. System weryfikuje to bezlitośnie. Jeśli faktura ma numer KSeF, to znaczy, że kontrahent ją ma. To potężny argument windykacyjny dla Ciebie, ale słabe pocieszenie, jeśli kontrahent po prostu nie zagląda do systemu.

W OKRESIE PRZEJŚCIOWYM: 

1. Wyślij powiadomienie emailem: Mimo wysyłki do KSeF, wyślij kontrahentowi zwykłego maila: „Wystawiliśmy fakturę nr X, jest już dostępna w KSeF do pobrania”. 
2. Sprawdź status UPO: Po wysłaniu faktury Twój system otrzyma UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) wraz z numerem KSeF. Pobierz ten numer. To Twój dowód w sądzie, że faktura została skutecznie doręczona w konkretnej sekundzie.
3. Sprawdź czy NIP jest poprawny: Przed wystawieniem faktury upewnij się w 100%, że wpisujesz poprawny NIP swojego kontrahenta. W przypadku błędu trzeba wystawić fakturę korygującą.

Jak nadać uprawnienia swojej księgowej

Oto instrukcja krok po kroku, jak nadać uprawnienia, w zależności od formy Twojej działalności:

Wariant A: Prowadzisz JDG (jednoosobową działalność)

To najprostsza ścieżka – wszystko załatwisz online w kilka minut.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF

• Wejdź na stronę ksef.mf.gov.pl/web/login (upewnij się, że wybierasz środowisko „Produkcyjne”, a nie „Demo”, gdy system już ruszy).
• Zaloguj się swoim Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

1. Wejdź w zakładkę „Uprawnienia”

• W menu wybierz opcję „Nadaj uprawnienia”.

1. Wybierz komu nadajesz dostęp

• Masz do wyboru nadanie uprawnień Osobie fizycznej (konkretnej księgowej – potrzebujesz jej PESEL) lub Podmiotowi (biuru rachunkowemu – potrzebujesz NIP biura).
• Rada: Najbezpieczniej jest nadać uprawnienie podmiotowi (biuru). Wtedy to właściciel biura decyduje, który z jego pracowników obsługuje Twoje dokumenty.

1. Zaznacz odpowiednie checkboxy

• To kluczowy moment. Aby uniknąć problemu „niewidocznych faktur”, zaznacz opcję: „Dostęp do faktur” (lub „Przeglądanie”).
• Jeśli biuro ma też wystawiać faktury w Twoim imieniu, zaznacz „Wystawianie faktur”.

1. Zatwierdź

• Kliknij „Nadaj uprawnienia” i podpisz operację Profilem Zaufanym. Gotowe. Uprawnienie działa natychmiast.

Wariant B: Masz Spółkę (np. z o.o.)

Tu jest trudniej, bo spółka „nie ma rąk”, żeby się zalogować Profilem Zaufanym.

1. Krok „Zero” – Pierwszy dostęp (Superadministrator)

• Jeśli spółka nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP (kosztowne rozwiązanie, które mają głównie duże korporacje), żaden zarządca nie zaloguje się do systemu „z automatu”.
• Musisz złożyć papierowy formularz ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym.
• W druku tym wskazujesz konkretną osobę (np. Prezesa), która będzie głównym administratorem konta spółki w KSeF.

1. Logowanie Administratora

• Po przetworzeniu wniosku przez Urząd (może to trochę potrwać!), wskazana osoba loguje się swoim prywatnym Profilem Zaufanym/podpisem, ale w kontekście spółki (wybiera NIP spółki).

1. Nadawanie uprawnień księgowości

• Dopiero teraz Prezes (jako zalogowany administrator) wykonuje te same kroki co w Wariancie A: wchodzi w „Nadaj uprawnienia” i wpisuje dane biura rachunkowego.

Co zrobić, żeby program księgowy pobierał faktury „sam”? (Token)

Nawet jeśli nadasz uprawnienia księgowej, jej program może nie widzieć faktur, jeśli nie zostanie połączony technicznie.

1. W Aplikacji Podatnika (tam gdzie nadawałeś uprawnienia) znajdź w menu opcję Tokeny.
2. Kliknij Generuj Token.
3. Nazwij go np. „Program Księgowy 2026”.
4. Wyświetli się długi ciąg znaków – skopiuj go.
5. Ten ciąg znaków musisz przekazać księgowej (lub wkleić w ustawieniach swojego programu do fakturowania). To „klucz”, który pozwala maszynom rozmawiać ze sobą bez logowania człowieka.

Podsumowując: Aby uniknąć paraliżu, upewnij się, że biuro rachunkowe otrzymało uprawnienie „Dostęp do faktur” (przez Aplikację Podatnika) oraz że ich oprogramowanie zostało zautoryzowane (przez Token). Bez tego będą widzieć pusty ekran.

KSeF a przedsiębiorcy z branży sprzedaży bezpośredniej

Czy KSeF dotyczy sprzedaży w modelu bezpośrednim? Tak — jeżeli dana firma z branży sprzedaży bezpośredniej:

1. prowadzi działalność gospodarczą formalnie zarejestrowaną,
2. wystawia faktury (np. spółce, z którą współpracuje) i jest podatnikiem VAT (lub jest zobowiązana do rozliczania VAT w transakcjach objętych tym podatkiem)

to będzie objęta obowiązkami wynikającymi z KSeF, analogicznie jak inne firmy.

Należy tu jednak rozróżnić sytuacje:

1. Sprzedaż dla Konsumentów (B2C) –KSeF jest dobrowolny

Konsumenci nie mają obowiązków w KSeF ani nie mają jak odbierać faktur w systemie. Jednak ustawodawca daje sprzedawcy prawo wyboru – tzn.:

• Możesz wystawić fakturę konsumencką w KSeF (np. jeśli chcesz mieć porządek i wszystko w jednym miejscu). Musisz wtedy pobrać z KSeF tzw. wizualizację tej faktury z kodem QR i dostarczyć ją klientowi (wydrukować lub wysłać mailem).
• Możesz wystawić fakturę dla konsumenta „po staremu” (poza KSeF), np. w Wordzie, Excelu czy programie księgowym, i wysyłać mu PDF mailem lub wręczyć papier. Do KSeF jej wtedy nie wysyłasz.

2. Twoje Prowizje (Relacja z „Firmą-Matką”) – Tu wchodzi KSeF

Jako przedstawiciel zazwyczaj otrzymujesz prowizję/rabat od głównej firmy. Tutaj KSeF zmienia wszystko.

Zazwyczaj działa to na zasadzie Samofakturowania (Self-billing). To znaczy: Firma-Matka wystawia fakturę „za Ciebie” (w Twoim imieniu), dokumentując Twoją prowizję.

• Obecnie: Dostajesz PDF z informacją „Wystawiliśmy za Ciebie fakturę”.
• W KSeF: Firma-Matka wystawi tę fakturę w formacie XML i wyśle do KSeF.
• Twoje zadanie (Kluczowe!): Aby Firma-Matka mogła to zrobić legalnie w nowym systemie, musisz nadać jej w KSeF odpowiednie uprawnienia.
  • Musisz zalogować się do systemu (jak zostało to opisane wcześniej).
  • Nadać podmiotowi (Firmie-Matce) uprawnienie do wystawiania faktur w swoim imieniu (lub swojej spółki).
  • Bez tego system odrzuci ich próbę naliczenia Ci prowizji fakturą w KSeF.

3. Zakup towaru (Ty kupujesz od Firmy)

Jako przedstawiciel często najpierw kupujesz towar od producenta, a potem go odsprzedajesz.

• Ta transakcja to B2B (Firma -> Twoja JDG).
• Faktura zakupowa za kosmetyki/sprzęt trafi do KSeF.
• Nie dostaniesz jej w paczce z towarem (chyba że jako dodatkowy wydruk informacyjny). Musisz ją pobrać z systemu lub mieć program księgowy, który ją zaciągnie.

Podsumowanie w ramce:

Przypadek szczególny: Działalność nierejestrowana?

Wiele osób traktuje sprzedaż bezpośrednią jako działalność dodatkową, nie przekraczając limitów przychodów uprawniających do prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej. 

Dla takich osób ustawa o KSeF wprowadza okres przejściowy. 

Do końca 2026 roku osoby, których obroty nie przekraczają 10 000 zł miesięcznie, mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub zwykłe elektroniczne.

• Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie drobnych przedsiębiorców od 1 stycznia 2027 r.

Ale jest tutaj haczyk:

• Jeśli współpracujesz z dużą firmą (MLM, sieć partnerska), która wypłaca Ci prowizje na podstawie faktur (samofakturowanie), będą chcieli to robić przez KSeF, a do tego potrzebują Twojego numeru NIP.
• Co musisz zrobić: Najbezpieczniej jest złożyć w Urzędzie Skarbowym darmowy wniosek NIP-7. Dostaniesz NIP (jako osoba fizyczna prowadząca działalność, ale niewpisana do CEIDG). To otworzy Ci drzwi do systemu.

Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną KSeF oznacza w praktyce jedną dużą zmianę formalną: konieczność wyrobienia numeru NIP.

Podsumowanie:

KSeF ma z zasady ułatwić życie przedsiębiorcom i wprowadzić większą transparentność w obiegu faktur. Niestety, jak to bywa z nowymi obowiązkami, trzeba się do nich przygotować. Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł rozwiał wątpliwości i pomoże Ci wdrożyć nowy system fakturowania w swojej firmie.